분기 60건 정부 R&D 정산 검증, 과제 1건을
32시간에서 11시간으로 줄인 회계법인 이야기

현장에서 마주한 세 가지 얼굴

저희가 한빛회계법인 정산팀과 처음 미팅을 잡았을 때, 회의실에는 세 명이 앉아 있었습니다. 직급도 다르고, 고민의 결도 달랐지만 결국 같은 문제를 서로 다른 각도에서 안고 있었어요. 한 명은 매년 반복되는 시즌 야근 문화를 못 깨고 있다는 무력감, 한 명은 부처별 양식과 신입 교육의 무게, 한 명은 가족 모임도 미루는 1~3월의 일상이었습니다.

의사결정권자

김영호 정산본부장

"정산 시즌만 되면 직원들이 다 야근, 주말 근무를 합니다. 더 보수를 올려주기도 어렵고, 검증 누락이 한 건 나면 환수 처분과 고객 신뢰까지 동시에 무너집니다. 매년 반복되는 이 문화를 어떻게 깨야 할지 답이 없었어요."

중간관리자

박지현 정산팀장

"부처별 정산 양식이 산업부·과기부·중기부·복지부 등 7~8개로 다 다릅니다. 매년 양식 미세 변경을 따라가는 것만으로도 일이고, 그걸 익히기까지 신입 회계사 한 명 교육에 한 분기가 통째로 들어가요."

실무자

이수진 정산회계사

"과제 1건당 영수증·세금계산서 200~400장을 비목별로 분류하고, 인건비는 4대보험 가입자명부와 참여율까지 일일이 대조합니다. 1~3월엔 밤 11시 전에 퇴근해 본 적이 없어요. 단순 대조 작업의 비중이 너무 커요."

과제 1건 정산 검증, 32시간을 그대로 따라가 봤습니다

저희는 인터뷰에서 멈추지 않고, 이수진 정산회계사가 단일 과제 한 건의 정산 검증을 끝내는 전 과정을 옆에서 관찰하며 단계별 처리 방식과 소요 시간을 측정했습니다. 일반 회계 감사·세무 정산과 결정적으로 다른 지점이 어디인지 직접 보고 싶었거든요.

"일반 회계 정산은 거래 매칭과 분개로 끝나요. 그런데 정부 R&D는 인건비 참여율, 4대보험 매칭, 거래 3중 증빙, 부처별 양식 변환까지… 한 건이 정산이 아니라 마치 작은 감사 하나를 받는 느낌입니다." — 이수진 정산회계사, 현장 인터뷰 中

정부 R&D 정산을 일반 정산보다 힘들게 만드는 4가지

관찰을 마치고 저희가 정리한 병목은 네 가지였습니다. 모두 정부 R&D 정산만의 고유 구조에서 나오는 문제들이었어요. 일반 기업 회계 감사나 세무 정산엔 존재하지 않는 작업들입니다.

숫자로 본 시즌 부담

저희는 정산팀 7명이 12월~3월 시즌(약 17주)에 쏟고 있는 시간을 모두 합산해 봤습니다. 정상 근무 시간 외 야근·주말 근무, 신입 교육 부담, 환수 위험 케이스 재검증까지 더하니 회계법인 전체에 미치는 부담이 명확하게 드러났습니다.

※ 위 수치는 시즌 부담 + 신입 교육 + 환수 대응 + 기회손실까지 합산한 회계법인 관점의 총 비용이며, 자동화 이후 회수된 1,890시간 기준으로 직접 인건비 절감액만 산출하면 연간 약 1억 1,340만원입니다. (도입 전 과제 1건 32시간 – 도입 후 11시간 = 21시간 × 분기 60건 × 1.5분기 적용 × 60,000원)

"1월 중순부터 3월 말까지는 가족 모임도 다 미뤘어요. 8주 연속 토요일 출근, 그러고도 4월 초가 되면 환수 대응으로 또 매달리는 게 매년 반복이에요." — 박지현 정산팀장

저희가 선택한 방향

현장 진단을 마치고 나서 저희는 팀에게 솔직하게 말씀드렸습니다. "정산 자체를 AI가 대신할 수는 없습니다. 다만 회계사의 판단이 필요한 곳과 단순 대조만 필요한 곳을 구분해, 단순 대조 영역만 자동화하면 됩니다." 정부 R&D 정산은 부처 양식·인건비 매트릭스·거래 3중 매칭처럼 규칙이 명확한 영역이 70% 이상이라, 핵심은 OCR로 종이 증빙을 디지털화하고 규칙 기반 검증을 자동화하는 것이었어요.

자동화 후, 업무가 이렇게 바뀌었습니다

실제로 어떤 툴로, 얼마나 걸렸나

CLOVA OCR

영수증·세금계산서·거래명세서 일괄 텍스트 추출. 한글 회계 문서 인식률 95% 이상으로 분류 작업의 80% 자동화. ※ 로고 슬롯 — 추후 교체

구축 9일

Make (Integromat)

전체 검증 파이프라인 오케스트레이션. OCR 결과 → 비목 분류 → 인건비 매트릭스 → 3중 매칭 → Slack 알림까지 워크플로우 연결.

구축 8일

Google Sheets

인건비 매트릭스, 4대보험 매칭, 거래 3중 매칭의 검증 함수 구현. 부처별 비목 집계 시트 자동 산출.

구축 6일

Looker Studio

분기별 정산 검증 진척률 대시보드. 회계사별 처리 현황·이상 케이스 발생률·과제별 진척도를 한 화면으로 점검.

구축 4일

Notion

부처별 정산 양식 템플릿 라이브러리(7~8종). 매년 양식 개정 사항을 한 곳에서 버전 관리, 신입 회계사 학습 자료로도 활용.

구축 5일

Slack

참여율 100% 초과·증빙 누락·승인 없는 비목 이체 등 이상 케이스 자동 알림. 검증 통과 케이스는 알림 없음, 회계사는 이상 케이스만 본다.

구축 2일

같은 솔루션도 회계법인마다 다릅니다

이 케이스를 공유하면 종종 "저희도 똑같이 하면 되나요?"라는 질문을 받습니다. 정부 R&D 정산은 부처·과제·고객사별로 변수가 많아, 저희가 실제로 마주쳤던 회계법인 특화 변수를 솔직하게 정리해 드립니다.

3개월 후, 무엇이 달라졌나

자동화 구축이 완료되고 한 시즌(약 4개월)이 지난 시점에 저희는 다시 한빛회계법인 정산팀을 찾아갔습니다. 숫자로 보이는 변화도 있었고, 숫자로 표현하기 어려운 변화도 있었어요.

추가 기대 효과

그분들이 직접 해주신 말씀

수치보다 더 인상적이었던 건, 3개월 후 팀이 달라져 있었다는 점입니다.

의사결정권자

김영호 정산본부장

"이번 시즌엔 직원들이 진짜로 정상 시간에 퇴근하는 걸 봤습니다. 작년 같으면 환수 처분이 한두 건은 나왔을 케이스도 사전 알림으로 잡혔어요. 솔직히 처음엔 반신반의했는데, 결과를 보니 매년 반복되던 문화를 깨는 게 가능하다는 걸 알았습니다."

중간관리자

박지현 정산팀장

"부처 양식이 7개라는 게 더 이상 신입 회계사 진입장벽이 아닙니다. 양식 노하우가 Notion 라이브러리에 다 정리되어 있으니, 신입 교육이 한 분기에서 한 달 단위로 줄었어요. 그 시간만큼 제가 시니어 판단이 필요한 일에 더 집중할 수 있게 됐습니다."

실무자

이수진 정산회계사

"올해 1~3월엔 처음으로 가족 모임을 안 미뤘습니다. 솔직히 처음엔 자동화가 제 일을 뺏을까 걱정했는데, 오히려 단순 대조 작업이 빠지니까 진짜 회계사 판단이 필요한 일에 집중하게 됐어요. 일이 줄어든 게 아니라 일의 결이 달라졌습니다."