AX Playbook ›회계/정산
회계/정산

경비 정산
자동화 시스템

Google Forms 신청부터 OCR 자동 인식·승인 워크플로우·회계 자동 입력까지.
매월 반복되는 정산 작업을 80% 절감합니다.

80%
정산 처리 시간 절감
(주 8시간 → 1.5시간)
0건
영수증 분실 환불 누락
OCR 자동 보관
3단계
신청 → 승인 → 회계
자동 워크플로우
01
Who It's For

이런 분들께 적합합니다

경영지원·총무 담당
매달 직원 경비 청구 30~50건을 엑셀로 검수·정리하는 행정 담당
외근·출장 직원
출장 후 영수증을 모아 엑셀에 일일이 입력해야 하는 영업·기술지원
재무·회계 담당
경비 정산 데이터를 회계 시스템에 다시 입력해야 하는 재무팀
영수증 분실 경험팀
영수증 분실로 본인 부담된 경험이 분기당 1건 이상인 팀
02
Problem Statement

해결해야할 문제

01
엑셀 양식 수기 입력
직원이 경비 항목·금액·증빙을 매번 엑셀에 입력. 양식 누락·오타로 반려 잦음
02
영수증 분실·증빙 누락
영수증 분실로 환불 못 받는 사례 분기당 수 건. 그대로 직원 본인 부담
03
승인 단계의 병목
팀장 → 본부장 → 재무 승인. 누군가 자리 비우면 며칠씩 멈춤. 직원 환불 대기
04
회계 시스템 재입력
승인된 정산을 회계 시스템(더존·KEYAN)에 또 다시 입력 → 이중 작업
03
AX Transformation

AX 전환 방안

기존 업무 방식
01
엑셀 양식 수기 입력
양식 오류로 반려 빈번
02
영수증 사본 첨부 메일
분실 시 본인 부담
03
팀장→본부장→재무 순차 승인
자리 비움 시 며칠 정체
04
회계 시스템 재입력
이중 작업 + 오타 위험
✕
환불 12일 + 분실 누락 + 이중 입력
AX 전환 방안
01
Forms 모바일 신청 + 영수증 사진
OCR 금액·날짜 자동
02
비목 자동 분류 + 한도 검증
거래 적요 기반
03
Slack 1탭 승인
위임자 자동 라우팅
04
회계 시스템 자동 입력
PDF 영수증 첨부
환불 3일 · 분실 0건 · 자동 입력
04
Tech Stack

적용 기술 스택

Google Forms
Google Forms
모바일 신청 인터페이스
별도 앱 설치 없이 어디서나 경비 청구. 다국어 지원. 영수증 사진 업로드.
Notion DB
Notion DB
청구·승인 이력 관리
모든 경비 청구를 단일 DB에서 검색·필터·통계 가능. 부서·기간별 분석.
Make
Make
승인 워크플로우 엔진
금액·카테고리 룰 기반 승인자 자동 라우팅 + 회계 시스템 연동.
Slack
Slack
승인 알림 + 1탭 처리
승인 요청 푸시 + 모바일 1탭 승인. 자리 비움 시 자동 위임.
Claude API + OCR
Claude API + OCR
영수증 자동 인식
영수증 사진에서 금액·날짜·상호 자동 추출 + 비목 자동 분류.
Google Sheets
Google Sheets
월말 정산 통합
월말 부서별·비목별 통합 정산 자료 자동 생성. 회계 시스템 업로드 형식.
05
Expected Outcomes

기대 효과

해당 업무
도입 전
도입 후
정산 담당 처리 시간
주 8시간
주 1.5시간
신청 → 환불 소요
평균 12일
평균 3일
영수증 분실 환불 누락
분기 4~6건
0건
양식 오류로 반려
신청의 18%
신청의 2% 이하
절감 수치 (직원 35명 / 월 60건 청구 기준)
해당 업무 주기
매주
매주 (자동화)
수행 시간 (1주)
8시간 (정산 담당)
1.5시간 (검토만, 81% 단축)
연간 총 수행 시간
416시간
78시간 → 338시간 절감
연간 절감 효과
—
인건비 약 507만원 + 직원 분실 부담 절감 별도
06
Customization

커스터마이징 범위

기본 포함
비목 분류 룰 셋업 (식비·교통·접대·소모품)
OCR 영수증 인식 (CLOVA·Vision)
승인 라우팅 룰 (금액·카테고리)
정산 담당 교육 1회 (2시간)
커스터마이징 가능
비목 항목 추가·변경
승인 단계·위임 룰 변경
회계 시스템별 자동 입력 양식
월말 정산 보고서 양식
별도 견적
더존·KEYAN 직접 API 연동
법인카드 명세 자동 매칭
전자세금계산서 자동 발행
구축 기간
기본 구성 3일 · 커스터마이징 포함 1주
직원이 가장 싫어하는 업무를
가장 먼저 자동화하십시오
현 정산 프로세스 무료 진단·직원 10명부터 ROI